Comment créer un SharePoint ?

Le travail collaboratif repose sur une organisation efficiente des documents et des échanges. Dans de nombreuses entreprises, les fichiers s’accumulent sur des serveurs partagés, les versions se multiplient et les informations deviennent difficiles à retrouver.

Pire, les informations internes comme les actualités de l’entreprise, le gain de nouveaux clients ou l’arrivée de nouveaux collaborateurs ne sont pas partagés à l’ensemble des salariés. Un problème fréquent qui génère un manque de cohésion dans les équipes.

La solution ? Microsoft SharePoint, une solution pour unifier les échanges, en offrant un espace centralisé pour la gestion de contenu et la communication interne.

Mais alors, comment structurer efficacement un SharePoint pour éviter le désordre et garantir un accès fluide aux données ? Quelle structure adopter pour un site d’équipe, de communication ou un intranet ? Comment garantir que les collaborateurs adoptent l’outil et trouvent rapidement les informations dont ils ont besoin ?

Les experts Wedo365 détaillent pour vous les étapes clés de la création d’un SharePoint, de la configuration initiale à l’ajout des premières bibliothèques.

Qu’est-ce que SharePoint et pourquoi l’utiliser ?

SharePoint est une plateforme développée par la société Microsoft. Cette plateforme permet aux entreprises de stocker, organiser et partager des documents de manière centralisée. Intégré à l’écosystème Microsoft 365, il facilite la gestion de l’information, le travail collaboratif et l’automatisation des processus.

Accessible via une interface web depuis un navigateur, il permet aux utilisateurs d’accéder aux fichiers et aux espaces de travail depuis n’importe quel appareil connecté, tout en contrôlant les droits d’accès pour garantir la sécurité des données.

Les différentes versions de SharePoint

SharePoint se décline en deux versions principales, chacune intégrée dans la suite de produits Microsoft 365, qui sont cependant adaptées à des usages différents.

• SharePoint Online : hébergé dans le cloud et intégré à Microsoft 365, cette version offre une solution clé en main avec des mises à jour automatiques et une gestion simplifiée.
• SharePoint On-Premise : une version installée sur les serveurs et le réseau interne d’une entreprise qui offre un contrôle total sur les données et permet une personnalisation avancée, mais nécessite une gestion technique et complexe de la solution, avec des coûts associés à l’hébergement, aux mises à jour et à la maintenance.

Les avantages de SharePoint

SharePoint apporte plusieurs avantages aux entreprises en facilitant la gestion des documents, la collaboration et l’organisation du travail parmi lesquels :

• Centralisation des fichiers et des données : Tous les documents sont stockés dans un espace unique, évitant ainsi la dispersion et la duplication des fichiers. Chaque utilisateur retrouve facilement les informations dont il a besoin, ce qui améliore l’efficacité au quotidien.
• Sécurisation et gestion des droits d’accès : Les niveaux de permissions sont définies selon les rôles et les besoins des utilisateurs. Il est possible de restreindre l’accès à certains fichiers, d’empêcher les modifications et les suppressions non autorisées et de suivre l’historique des actions effectuées.
• Amélioration du travail collaboratif : SharePoint permet la coédition en temps réel, où plusieurs personnes peuvent modifier un document simultanément. Les mises à jour sont visibles instantanément et des notifications informent les utilisateurs des derniers changements.
• Automatisation des processus : Des workflows personnalisés simplifient des tâches répétitives comme la validation de documents ou l’attribution de missions. Cette automatisation réduit les erreurs et accélère le traitement des demandes internes.
• Intégration avec Microsoft 365 : SharePoint fonctionne en synergie avec les applications Teams, OneDrive et Outlook, permettant un accès fluide aux documents et une meilleure coordination des équipes.

Les prérequis avant de créer un SharePoint

Avant de créer un SharePoint, il est nécessaire de disposer d’une licence Microsoft 365 Business ou Enterprise.

Ces abonnements incluent SharePoint Online et garantissent un accès aux fonctionnalités collaboratives. Lors de la création d’un site d’équipe, une adresse e-mail de groupe associée peut être générée automatiquement.

Une vérification des permissions administratives est également requise. Seuls les administrateurs Microsoft 365 ou SharePoint peuvent créer et gérer des sites.

Comment créer un site SharePoint ?

Accéder à SharePoint et créer un nouveau site

La première étape consiste à se connecter à votre compte Microsoft 365. Une fois connecté, il faut accéder à l’application SharePoint depuis le menu principal, puis cliquer sur « Créer un site » sur la page d’accueil.

Le choix du type de site dépend de l’usage prévu. Les intranets construits sur SharePoint offrent des options de personnalisation et un espace centralisé pour accéder aux ressources. Deux types de sites sont proposés :

• Le site d’équipe : Conçu pour la collaboration interne, il est automatiquement lié à un groupe Microsoft 365. Il permet aux membres d’un projet ou d’un service de travailler ensemble en partageant des documents et des informations. Ce type de site est particulièrement adapté aux équipes ayant besoin d’un espace de travail commun.
• Le site de communication : Destiné à la diffusion d’informations à un public plus large, il n’est pas lié à un groupe Microsoft 365. Il est utilisé pour publier des ressources, des actualités ou des documents accessibles aux employés sans qu’ils puissent les modifier. Il convient aux départements ayant des besoins en communication interne, comme les ressources humaines ou la direction.

Après avoir choisi le type de site, il est possible de passer à sa configuration initiale.

Configurer le site

La première étape de la configuration consiste à attribuer un nom au site. Ce nom doit être clair et représentatif de son usage, car il génère automatiquement une URL qui ne pourra pas être modifiée par la suite.

L’étape suivante concerne la confidentialité avec deux niveaux disponible dans SharePoint :

• Site privé : L’accès est restreint aux utilisateurs ajoutés manuellement. Ce paramètre est recommandé pour les équipes travaillant sur des projets confidentiels ou nécessitant un contrôle strict des accès.
• Site public : Tous les membres de l’organisation peuvent y accéder sans restriction. Ce mode est utile pour diffuser des documents et informations générales.

Après avoir défini ces paramètres, il faut ajouter les utilisateurs. SharePoint permet d’attribuer différents niveaux d’accès.

Ajout des utilisateurs et gestion des autorisations

L’administrateur du site doit ajouter les membres et définir leurs niveaux d’accès. SharePoint propose plusieurs rôles :

• Administrateurs : Ils ont un contrôle total sur le site, peuvent modifier les paramètres, ajouter des bibliothèques de documents et gérer les permissions.
• Membres : Ils peuvent consulter et modifier les fichiers selon les autorisations accordées.
• Visiteurs : Ils ont un accès en lecture seule. Ce rôle est utile pour les employés qui doivent consulter des informations sans y apporter de modifications.

Allez dans Paramètres, Autorisations du site, puis cliquez sur Partager le site. Ajoutez les utilisateurs, groupes Microsoft 365 ou groupes de sécurité, et définissez leur niveau d’accès. 

En plus de ces rôles prédéfinis, SharePoint permet de personnaliser les permissions pour répondre à des besoins spécifiques (exemple : donner un accès en lecture seule à certaines bibliothèques tout en autorisant la modification ailleurs).

Une fois ces paramètres configurés, le site est prêt à être organisé et structuré.

Structurer le site SharePoint

Une fois le site créé et configuré, son organisation interne doit être pensée pour faciliter son utilisation :

• Bibliothèques de documents : Elles permettent de structurer les fichiers en fonction des besoins de l’équipe. Il est recommandé de créer des bibliothèques distinctes par projet, service ou type de document pour éviter l’accumulation de fichiers désorganisés et simplifier la recherche d’informations. ​
• Listes et métadonnées : Les listes fonctionnent comme des tableaux interactifs où l’on peut stocker des données structurées, comme des contacts, des tâches ou des demandes internes. Les métadonnées permettent de classer les documents selon des catégories définies, facilitant ainsi les recherches et les filtres. ​
• Pages et WebParts : Une page SharePoint permet d’organiser visuellement le contenu en mettant en avant des informations clés. Elle peut inclure du texte, des images, des vidéos ou des liens vers des documents importants. Les WebParts sont des modules interactifs qui affichent des contenus dynamiques, tels que des actualités, des calendriers, rendant ainsi le site plus intuitif et fonctionnel.

Paramétrage avancé et personnalisation

Une fois le SharePoint configuré, des options avancées permettent d’optimiser son utilisation et de l’adapter aux besoins des équipes.

Ajouter et configurer des WebParts

Les WebParts sont des éléments interactifs qui enrichissent les pages SharePoint en affichant des contenus dynamiques. Pour cela, Cliquez sur Modifier la page SharePoint, sélectionnez le symbole « + », puis choisissez une WebPart dans la liste qui s’affiche.

• WebPart Actualités : Affiche les dernières annonces internes et les mises à jour importantes. Il permet de garder les équipes informées directement depuis la page d’accueil du site.
• WebPart Bibliothèque de documents : Fournit un accès rapide aux fichiers sans passer par l’arborescence complète du site.
• WebPart Viva Engage ou Teams : Intègre les discussions en temps réel dans SharePoint, permettant aux utilisateurs de consulter et de participer aux échanges sans quitter l’interface du site.

Automatiser les workflows avec Power Automate

Power Automate permet d’automatiser certaines actions pour améliorer la gestion des documents.

Sélectionner Power Automate dans le menu des applications.

Indiquez SharePoint dans la barre de recherche. Une liste de modèles préconfigurés s’affiche, facilitant l’automatisation sans avoir à créer un flux à partir de zéro.

Vous pouvez, par exemple, générer une notification automatique lorsqu’un document est ajouté à une bibliothèque SharePoint ou déclencher un processus d’approbation avant publication d’un fichier.

Trois bonnes pratiques pour créer un SharePoint

Adopter de bonnes pratiques dès la mise en place du site permet d’éviter une désorganisation progressive et d’optimiser son utilisation au quotidien.

Maintenir une structure claire

L’organisation des fichiers et des dossiers influence directement la productivité et la facilité d’utilisation d’un SharePoint et donc son adoption auprès des équipes.

Pour éviter une arborescence trop complexe, il est recommandé d’adopter une nomenclature claire pour les fichiers et dossiers afin que chaque utilisateur puisse retrouver rapidement l’information recherchée.

Plutôt que de multiplier les dossiers imbriqués, l’utilisation des colonnes et métadonnées permet de mieux structurer les documents et d’améliorer les recherches grâce aux filtres et catégories dynamiques.

Former les utilisateurs et encourager l’adoption

L’efficacité de SharePoint repose sur son adoption par les collaborateurs. Une formation adaptée facilite l’utilisation des fonctionnalités et limite les erreurs liées à une mauvaise gestion des documents.

Sensibiliser les équipes à l’utilisation des bibliothèques, des permissions et des outils collaboratifs améliorent l’organisation du travail.

Pour accompagner cette adoption, la mise en place de tutoriels internes permet aux utilisateurs d’accéder à des ressources adaptées à leurs besoins et d’adopter les bonnes pratiques au quotidien.

Sécuriser et sauvegarder le contenu

La gestion des versions permet de conserver un historique des modifications et de restaurer un fichier en cas d’erreur ou de suppression accidentelle. Son activation assure une meilleure maîtrise des documents partagés.

Par ailleurs, la configuration des règles de conformité et de rétention des données permet de garantir la protection des fichiers sensibles et d’appliquer les bonnes pratiques en matière de stockage et d’archivage.

Structurez et maîtrisez SharePoint avec les formations Wedo365 par NCI

Créer un site SharePoint repose sur une bonne planification, une gestion rigoureuse des droits d’accès et une organisation claire des documents. En structurant correctement les bibliothèques, en définissant des permissions adaptées et en exploitant les outils collaboratifs, les entreprises peuvent optimiser leur gestion de contenu et faciliter la communication interne.

Pour tirer pleinement parti de SharePoint Online et garantir son adoption par les équipes, une formation adaptée est un atout. Wedo365, l’organisme de formation et de projet de NCI, accompagne les entreprises dans la prise en main et l’optimisation de leur environnement SharePoint.

Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous pour bénéficier d’un accompagnement sur mesure et permettre à vos collaborateurs d’exploiter tout le potentiel de cette plateforme.